Trong quá trình hoạt động thì doanh nghiệp sẽ phát sinh các khoản chi phí như: Chi phí nghỉ mát, chi phí lãi vay, công tác phí, bảo hiểm nhân thọ, trang phục, chi phí quà tặng, phúc lợi cho nhân viên, quảng cáo… Vậy thì những khoản chi này được quy định như thế nào, bài viết này công ty dịch vụ kế toán CAF sẽ chia sẻ về vấn đề này.
Căn cứ pháp lý:
– Luật số 71/2014/QH13.
– Nghị định 146/2017/NĐ-CP.
– Thông tư 78/2014/TT-BTC.
– Thông tư 96/2015/TT-BTC.
– Công văn Số 2785/TCT-CS.
– Thông tư 25/2018/TT-BTC
1. Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, hội nghị, cho biếu tặng
Theo điểm 2.21 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC:
Trước năm 2015:
– Mức không chế 15% áp dụng đối với các khoản chi phí bao gồm: Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí; chi cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Nhưng kể từ ngày 6/8/2015: Thì Điểm này bị bãi bỏ bởi Khoản 2 Điều 14 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
=> Tức là: Những khoản chi phí nêu trên SẼ KHÔNG BỊ KHỐNG CHẾ 15% nữa.
– Khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng không bị khống chế (Trước: Chiết khấu thanh toán là khoản chi phí bị khống chế khi tính vào chi phí được trừ)
Theo Công văn số 76515/CT-TTHT ngày 23/11/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội: “Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty phát sinh các khoản chi phí tiếp thị bán hàng, chăm sóc khách hàng, trích thưởng khuyến mãi và chi hỗ trợ chi phí cho CBCNV để thực hiện các chương trình thi đua khuyến khích bán hàng nhằm thúc đẩy kinh doanh dịch vụ và phát triển thị trường tại các tỉnh, thành phố; các khoản chi này chi trực tiếp cho CBCNV của các Bưu điện tỉnh/ thành phố (là các đơn vị làm đại lý cung cấp dịch vụ cho Công ty) thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính nếu đáp ứng các điều kiện:
– Các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
– Điều kiện hỗ trợ, mức hỗ trợ cho cán bộ công nhân viên được quy định cụ thể trong kế hoạch chương trình khuyến khích thi đua của Công ty và trong hợp đồng ký kết giữa Công ty và Tổng công ty.
– Có đầy đủ bảng kê danh sách cán bộ công nhân viên được nhận tiền hỗ trợ theo đúng mức và điều kiện hỗ trợ mà Công ty và Tổng công ty đã ký kết theo hợp đồng.
– Công ty thực hiện khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản chi hỗ trợ cho cán bộ công nhân viên theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân.”
2. Chi phí có tính chất phúc lợi cho nhân viên:
Chi phí nghỉ mát, phúc lợi cho nhân viên: Theo khoản 4 điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC: “Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như:
– Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động;
– Chi nghỉ mát, chi hỗ trợ Điều trị;
– Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo;
– Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau;
– Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập;
– Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động;
– Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này)
– và những Khoản chi có tính chất phúc lợi khác. => Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.” Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng.
Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Ví dụ: Công ty dịch vụ kế toán CAF năm 2019 có quỹ lương thực tế thực hiện là 12 tỷ đồng thì việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế 2018 của doanh nghiệp như sau: (12.000.000.000 đồng : 12 tháng) = 1.000.000.000 đồng.
Chi phí quà tặng trung thu, quà tết cho nhân viên: Theo Công văn 4003/TCT-CS ngày 17/10/2018 của Tổng cục thuế: “Căn cứ các hướng dẫn trên, trường hợp năm 2017, Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Sao Việt có phát sinh chi phí mua hàng hóa bên ngoài để làm quà trung thu, quà tết cho cán bộ, công nhân viên không dùng quỹ phúc lợi thì nếu khoản chi phí mua hàng hóa dùng làm quà cho nhân viên không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định thì Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Sao Việt được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần tính vào chi phí được trừ, đồng thời Công ty phải lập hóa đơn GTGT theo quy định.”
Tiền hỗ trợ thêm khi chấm dứt hợp đồng lao động: Theo Công văn 4706/TCT-DNL ngày 26/11/2018 của Tổng cục thuế: “Căn cứ các quy định trên, trường hợp năm quyết toán 2017 Công ty Cổ phần Cảng Đà Nẵng đã chi trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động khi chấn dứt hợp đồng với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động, ngoài ra, Công ty còn chi tiền hỗ trợ thêm cho người lao động theo Thoả ước lao động tập thể và Biên bản thống nhất giữa Tổng giám đốc với Chủ tịch Công đoàn Công ty; trường hợp Cục Thuế TP Đà Nẵng kiểm tra và xác nhận khoản chi này thuộc khoản chi có tính chất phúc lợi, tổng số chi có tính chất phúc lợi trong năm của Công ty không vượt quá 01 tháng lương bình quân theo quy định thì Công ty được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.”
3. Chi phí Bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện
Theo khoản 3 điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC (Có hiệu lực từ ngày 1/2/2018) “2.11.Phần chi vượt mức 03 triệu đồng/tháng/người để: Trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động; Phần vượt mức quy định của pháp luật về BHXH, về BHYT để trích nộp các quỹ có tính chất an sinh xã hội (BHXH, bảo hiểm hưu trí bổ sung bắt buộc), quỹ bảo hiểm y tế và quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Khoản chi trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định tại điểm này còn phải được ghi cụ thể Điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty. Doanh nghiệp không được tính vào chi phí đối với các Khoản chi cho Chương trình tự nguyện nêu trên nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (kể cả trường hợp nợ tiền bảo hiểm bắt buộc).”
Kết Luận:
– Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện: => KHÔNG vượt mức 03 triệu đồng/tháng/người.
Lưu ý: Ngoài ra còn phải được thể hiện rõ điều kiện hưởng mức hưởng tại Quy chế lương thưởng, quy chế tài chính và DN phải thực hiện đầy đủ nghĩa vũ về BHXH bắt buộc.
4. Chi phí trang phục cho nhân viên
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: “2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm. Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.”
Kết Luận:
– Nếu chi bằng hiện vật sẽ được tính toàn bộ vào chi phí. (Nếu có hóa đơn, chứng từ)
– Nếu chi bằng tiền thì không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
– Nếu chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật: Thì mức chi tối đa đối với phần chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.
5. Chi phí mua xe ô tô trên 1,6 tỷ
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: “- Không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn.”
Kết Luận:
– Nếu ô tô KHÔNG dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô => Thì chi phí khấu hao chỉ được trừ tối đa là 1,6 tỷ đồng/xe.
– Nếu ô tô dùng cho các ngành trên thì chi phí khấu hao được trừ toàn bộ. “Ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn là các ô tô được đăng ký tên doanh nghiệp mà doanh nghiệp này trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có đăng ký một trong các ngành nghề: vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn và được cấp phép kinh doanh theo quy định tại các văn bản pháp luật về kinh doanh vận tải, hành khách, du lịch, khách sạn.”
6. Chi phí khấu hao Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ:
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: “d) Phần trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Doanh nghiệp thực hiện thông báo phương pháp trích khấu hao TSCĐ mà doanh nghiệp lựa chọn áp dụng với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi thực hiện trích khấu hao (ví dụ: thông báo lựa chọn thực hiện phương pháp khấu hao đường thẳng…). Hàng năm doanh nghiệp trích khấu hao TSCĐ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ kể cả trường hợp khấu hao nhanh (nếu đáp ứng điều kiện).”
Kết luận:
– Chi phí khấu hao TSCĐ phải được trích theo khung quy định (Nếu vượt mức là sẽ bị loại) và phải được thông báo với với cơ quan thuế. Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao được trích khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ đối với một số TSCĐ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Khi thực hiện trích khấu hao nhanh, doanh nghiệp phải đảm bảo kinh doanh có lãi. Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, … không đáp ứng đủ điều kiện xác định là TSCĐ theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.
7. Chi phí lãi vay:
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: “2.17. Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.”
Kết Luận:
– Chi phí lãi vay nếu vay của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế => Thì không được vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay. “2.18. Chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh. Chi trả lãi tiền vay trong quá trình đầu tư đã được ghi nhận vào giá trị của tài sản, giá trị công trình đầu tư. Trường hợp doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả lãi tiền vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Chi trả lãi tiền vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được xác định như sau:
– Trường hợp số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu thì toàn bộ lãi tiền vay là khoản chi không được trừ.
– Trường hợp số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn:
+ Nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền vay không được trừ bằng tỷ lệ (%) giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân (x) tổng số lãi vay.
+ Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền không được trừ bằng số vốn điều lệ còn thiếu nhân (x) lãi suất của khoản vay nhân (x) thời gian góp vốn điều lệ còn thiếu. (Lãi vay thực hiện theo quy định tại điểm 2.17 Điều này)”
Kết luận:
– Nếu DN đã góp đủ vốn điều lệ thì toàn bộ chi phí lãi vay được trừ.
– Nếu DN chưa góp đủ vốn điều lệ thì Chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu sẽ bị loại.
8. Chi phí vượt định mức tiêu hao nguyên vật liệu:
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định chi phí không được trừ: “2.3. Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức.”
=> Trên đây là 1 số khoản Chi phí bị khống chế theo các văn bản mới nhất hiện hành. Ngoài ra các bạn cũng có thể tham thêm 1 số khoản chi phí sau:
a. Chi phí Công tác phí, đi lại:
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: “Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp. Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”
b. Chi phí tiền lương, tiền thưởng cho nhân viên Theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC
“Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”
Kết luận:
Chi phí tiền lương, tiền thưởng cho người lao động phải được ghi cụ thể Điều kiện hưởng và Mức hưởng tại 1 trong các hồ sơ trên.
Chú ý:
– Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ);
– Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
=> Những khoản trên sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN nhé.
c. Các khoản tiền phạt không được trừ:
– Vi phạm luật giao thông,
– Vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh,
– Vi phạm chế độ kế toán thống kê,
– Vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và
– Các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.
=> Những khoản phạt trên sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.
Công ty dịch vụ kế toán CAF chúc các bạn thành công.