Công ty có được thanh toán lương bằng tiền mặt không?
Từ ngày 1/7/2025 tiền lương từ 5 triệu trở lên công ty có được thanh toán bằng tiền mặt hay không, và có những hình thức thanh toán lương nào hiện nay? Cách hạch toán các khoản lương và bảo hiểm cho công nhân viên thế nào? … Cùng công ty tnhh dịch vụ tư vấn CAF tìm hiểu chi tiết nhất các bạn nhé.
Tiền lương là gì?
Căn cứ Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 quy định về tiền lương như sau: “Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác; Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.”
Có những hình thức thanh toán lương nào?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 quy định vê trả lương cho người lao động, cụ thể như sau: “Điều 95. Trả lương …. 1. Người sử dụng lao động trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc.
Tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng tiền Đồng Việt Nam, trường hợp người lao động là người nước ngoài tại Việt Nam thì có thể bằng ngoại tệ.
Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).”
Theo đó, công ty có thể trả tiền lương cho người lao động bằng tiền Đồng Việt Nam, trong trường hợp người lao động là người nước ngoài tại Việt Nam thì có thể trả bằng ngoại tệ.”
Có bắt buộc phải thanh toán lương bằng chuyển khoản hay không?
Theo quy định tại khỏan 2 Điều 96 Bộ luật Lao động 2019 về hình thức trả tiền lương như sau:
“Điều 96. Hình thức trả lương
- Người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán.
- Lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng.
Trường hợp trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng thì người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.
- Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
Kết luận lại: Lương có thể được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng; Nếu trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng thì người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.
Hồ sơ cần có để donh nghiệp đưa chi phí lương vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN?
Các bạn kế toán cần lưu ý những hồ sơ cần có về chi phí lương mà bạn cần lưu như sau:
- Thỏa ước lao động tập thể.
- Quy chế tài chính công ty.
- Hợp đồng lao động.
- Bảng chấm công nhân viên.
- Chứng từ thanh toán, như: phiếu chi lương có đầy đủ chữ ký nhận tiền, Giấy báo nợ nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
- Chứng từ thanh toán bảo hiểm, thống báo kết quả đóng bảo hiểm cho công nhân viên công ty … Và các chứng từ liên quan khác theo quy định hiện hành.
Những bài viết liên quan bạn quan tâm:
- Cách đưa chi phí lương thưởng tháng 13 vào chi phí hợp lý.
- chi phí tiền lương của giám đốc công ty tnhh mtv có là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí lương và bảo hiểm công nhân viên mới nhất
Dựa vào bảng tính lương kế toán doanh nghiệp hạch toán như sau:
Theo thông tư 133, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang.
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng.
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
Theo thông tư 200, dich vu ke toan thue hach toán như sau:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang.
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231).
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271).
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411).
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421).
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).
Hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương của công nhân viên
Hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp
Theo thông tư 133:
Nợ TK 154/ 241/ 6421/ 6422
Có TK 3383 – BHXH
Có TK 3384 – BHYT
Có TK 3385 – BHTN
Theo thông tư 200, các bạn cong ty dịch vụ kế toán thuế hạch toán chi tiết:
Nợ TK 241/ 622/ 623/ 627/ 641/ 642.
Có TK 3383 – BHXH.
Có TK 3384 – BHYT.
Có TK 3386 – BHTN.
Hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào lương của nhân viên
Theo thông tư 133:
Nợ TK 334.
Có TK 3383 – BHXH.
Có TK 3384 – BHYT.
Có TK 3385 – BHTN.
Theo thông tư 200:
Nợ TK 3341/3348.
Có TK 3383 – BHXH.
Có TK 3384 – BHYT.
Có TK 3386 – BHTN.
Hạch toán bút toán khi nộp tiền Bảo Hiểm
Nợ TK 3383: BHXH – theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ.
Nợ TK 3384: BHYT – theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ).
Nợ TK 3386 – TT 200 (hoặc 3385 – TT 133): theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ.
Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp.
Hạch toán bút toán thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho công nhân viên công ty
Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên:
Có TK 3335: Thuế TNCN
Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ
Khi nộp tiền thuế TNCN:
Có TK 1111, 1121.
Nợ TK 3335 : số Thuế TNCN phải nộp.
Mức lương cơ bản từ ngày 1/7/2025
Mức lương tối thiểu vùng mới nhất hiện nay áp dụng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành ngày 30/6/2024 (thời gian áp dụng từ 01/7/2024) quy định tăng 6% so mức lương tối thiểu vùng cũ theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP. Cụ thể:
- Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng (tăng 280.000 đồng).
- Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng (tăng 250.000 đồng).
- Vùng III: 3.860.000 đồng/tháng (tăng 220.000 đồng).
- Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng (tăng 200.000 đồng).
Kỳ hạn trả tiền lương cho người lao động có thể theo thỏa thuận hay không?
Theo quy định tại Điều 97 Bộ luật Lao động 2019 về kỳ hạn trả lương như sau:
“Điều 97. Kỳ hạn trả lương
- Người lao động hưởng lương theo giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.
- Người lao động hưởng lương theo tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và phải được ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ.
- Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.
- Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.”
Tóm tắt nhanh lại như sau
- Người lao động hưởng lương theo giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.
- Người lao động hưởng lương theo tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần.
- Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày.
- Nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.
KẾT LUẬN: DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC TRẢ LƯƠNG BẰNG TIỀN MẶT KHÔNG?
Từ những phân tích trên cùng với các chuyên gia dịch vụ kế toán – báo cáo thuế trọn gói của công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn CAF, có thể thấy:
Doanh nghiệp vẫn được phép thanh toán lương bằng tiền mặt, không giới hạn mức từ 5 triệu đồng trở lên.
Tuy nhiên, để đưa chi phí lương vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bảng lương, phiếu chi hoặc giấy báo nợ, hợp đồng lao động… theo đúng quy định.
Việc trả lương qua tài khoản ngân hàng đang ngày càng phổ biến, minh bạch, dễ kiểm soát và thuận tiện cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động, đặc biệt trong bối cảnh số hóa ngày càng phát triển.
Vì vậy, dù pháp luật cho phép trả lương bằng tiền mặt, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang trả qua tài khoản ngân hàng để vừa đảm bảo tính hợp lý trong hạch toán, vừa thuận tiện trong quản lý và đáp ứng các yêu cầu khắt khe hơn về thuế – kế toán từ ngày 1/7/2025 trở đi.
NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
- Từ 1/7/2025, doanh nghiệp trả lương từ 5 triệu đồng trở lên có bắt buộc phải chuyển khoản không?
Đáp nhanh: Không. Hiện tại chưa có quy định bắt buộc phải chuyển khoản nếu lương từ 5 triệu trở lên. Doanh nghiệp vẫn có thể trả lương bằng tiền mặt, miễn là có đủ chứng từ hợp lệ.
- Doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt thì có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?
Đáp nhanh: Được, nếu có đầy đủ hồ sơ như: hợp đồng lao động, bảng lương, phiếu chi có chữ ký, quy chế tài chính, bảng chấm công, bằng chứng đóng bảo hiểm,…
- Có những hình thức thanh toán lương nào theo quy định hiện nay?
Đáp nhanh: Theo Điều 96 BLLĐ 2019: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng (nếu chọn hình thức này, công ty phải chịu phí mở tài khoản & chuyển tiền).
- Khi nào nên chuyển sang hình thức trả lương qua ngân hàng?
Đáp nhanh: Nên áp dụng khi: Doanh nghiệp muốn dễ quản lý – đối soát; Muốn tăng tính minh bạch khi vay vốn, đấu thầu, IPO; Tránh rủi ro về thuế, kiểm toán; Hợp tác với lao động hưởng mức lương cao, nhân sự cấp quản lý.
- Có thể thỏa thuận trả lương theo quý, 2 tháng/lần được không?
Đáp nhanh: Không. Theo Điều 97 BLLĐ, lương theo tháng chỉ được trả tối đa 1 tháng/lần hoặc nửa tháng/lần, không được gộp nhiều tháng nếu không thuộc trường hợp đặc biệt có quy định cụ thể.
- Cách hạch toán chi phí lương và bảo hiểm theo Thông tư 200 khác gì so với Thông tư 133?
Đáp nhanh: Thông tư 200: hạch toán chi tiết theo từng khoản chi phí sản xuất, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung…
Thông tư 133: đơn giản hơn, áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Nếu chậm trả lương cho người lao động thì công ty có bị phạt không?
Đáp nhanh: Có thể bị xử phạt nếu chậm quá 15 ngày, người sử dụng lao động phải trả thêm tiền lãi theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm trả chậm (Điều 97 BLLĐ 2019).
THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN CAF
Thành lập công ty – dịch vụ kế toán – báo cáo thuế – kiểm toán doanh nghiệp trọn gói.
MST: 0315520041.
Địa chỉ: 217/9 đường số 6, Khu Phố 8, P. Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
📞 Hotline/Zalo: 098 225 4812 – Trần Thường Các.
📧 Gmail: congtycaf@gmail.com – thuongcactran@gmail.com.
Google maps: https://g.co/kgs/qM7rqAq
Pinterest: https://www.pinterest.com/dichvuketoancaf/
Facebook: https://www.facebook.com/KiToanCAF/
Youtube: https://www.youtube.com/@dichvuketoancaf
TÁC GIẢ: NHÓM PHỤ TRÁCH NỘI DUNG CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN CAF.