Chi phí trang phục có được tính vào chi phí được trừ theo nghị định 320 mới nhất?

Table of Contents

Chi phí trang phục có được tính vào chi phí được trừ theo nghị định 320 mới nhất?

Chi phí trang phục cho người lao động là một khoản chi phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp vậy khoản chi này có được chi bằng tiền hay không hay công ty chi bằng hiện vật.

Hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ quy định về việc hạch toán chi phí đồng phục, trang phục cho nhân viên để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Vậy chi phí trang phục cho nhân viên được quy định như thế nào? Mức khống chế là bao nhiêu? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Cùng các chuyên gia của Caf-global.com tìm hiểu chi tiết nhất dưới đây.

Chi phí trang phục có được tính vào chi phí được trừ theo nghị định 320

Cơ sở pháp lý hiện hành

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.
Nghị định số 320/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN.
Thông tư số 20/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế hiện hành.

Chi phí trang phục cho nhân viên là gì?

Chi phí trang phục cho nhân viên là khoản chi của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ người lao động trong việc mua sắm hoặc sử dụng đồng phục, quần áo bảo hộ lao động, giày dép, trang phục chuyên dụng phục vụ công việc.

Khoản chi này có thể được thực hiện dưới hai hình thức:

Chi bằng tiền cho người lao động tự mua trang phục.
Cấp phát trang phục bằng hiện vật.

Mỗi hình thức sẽ có cách xử lý thuế khác nhau.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026.

Chi trang phục bằng tiền có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Theo quy định hiện hành, khoản chi trang phục bằng tiền cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nhưng bị khống chế mức chi. Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tối đa: 5.000.000 đồng/người/năm.

Nếu doanh nghiệp chi vượt mức này thì phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

>>> Xem thêm: thu nhập được miễn thuế TNDN năm 2026?

Chi trang phục bằng hiện vật có bị khống chế không thơ luật thuế TNDN năm 2025?

Đây là điểm mà nhiều kế toán doanh nghiệp thường nhầm lẫn. Nếu doanh nghiệp mua đồng phục và cấp phát trực tiếp cho nhân viên dưới hình thức hiện vật thì:

Không bị khống chế mức chi.

Được tính toàn bộ vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định.

Trường hợp vừa chi bằng tiền vừa cấp phát hiện vật

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vừa cấp phát đồng phục vừa hỗ trợ thêm tiền trang phục cho nhân viên. Trong trường hợp này:

Phần chi bằng tiền: tối đa 5 triệu đồng/người/năm.

Phần chi bằng hiện vật: không khống chế mức chi.

Do đó doanh nghiệp cần tách riêng từng khoản để theo dõi và hạch toán chính xác.

Điều kiện để chi phí trang phục được tính vào chi phí hợp lý

Để tránh bị cơ quan thuế xuất toán khi thanh tra hoặc quyết toán thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Đối với khoản chi bằng tiền

Có quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng quy định chế độ trang phục.

Có quyết định hoặc chính sách hỗ trợ trang phục.

Có danh sách nhân viên được hưởng.

Có chứng từ chi tiền hợp lệ.

Có chứng từ thanh toán theo quy định.

Đối với khoản chi bằng hiện vật

Hợp đồng mua hoặc may đồng phục.

Hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp.

Chứng từ thanh toán.

Biên bản giao nhận hoặc cấp phát đồng phục.

Danh sách nhân viên nhận đồng phục.

Những sai sót thường gặp khiến chi phí trang phục bị loại

Qua thực tế và quyết toán thuế, CAF thường gặp các trường hợp sau:

Không có quy chế chi tiêu.

Nhiều doanh nghiệp chi tiền đồng phục nhưng không ban hành quy chế hoặc quyết định hỗ trợ trang phục.

Không có danh sách ký nhận.

Doanh nghiệp không lưu hồ sơ chứng minh người lao động đã nhận tiền hoặc nhận đồng phục.

Không có hóa đơn hợp lệ.

Mua đồng phục từ đơn vị không xuất hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp pháp.

Thanh toán không đúng quy định.

Đối với các khoản thanh toán thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt nhưng doanh nghiệp lại thanh toán bằng tiền mặt.

Kết luận

Chi phí trang phục cho nhân viên là khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Đối với khoản chi bằng tiền, doanh nghiệp chỉ được tính tối đa 5 triệu đồng/người/năm.

Trong khi đó, khoản chi bằng hiện vật không bị khống chế mức chi nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hồ sơ cấp phát. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế rõ ràng, lưu trữ đầy đủ hồ sơ và thực hiện thanh toán đúng quy định để hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chi tiền đồng phục cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ không?

Có. Khoản chi tiền trang phục cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nhưng tối đa không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Phần chi vượt mức quy định sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Chi đồng phục bằng hiện vật có bị khống chế mức chi không?

Không. Trường hợp doanh nghiệp mua đồng phục và cấp phát trực tiếp cho người lao động dưới hình thức hiện vật thì không bị khống chế mức chi. Tuy nhiên doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hồ sơ cấp phát theo quy định.

Doanh nghiệp vừa cấp phát đồng phục vừa hỗ trợ tiền trang phục thì xử lý thế nào?

Phần chi bằng tiền được tính vào chi phí được trừ tối đa 5 triệu đồng/người/năm. Phần chi bằng hiện vật không bị giới hạn mức chi nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ và hồ sơ liên quan.

Hồ sơ cần chuẩn bị để chi phí trang phục được tính vào chi phí hợp lý gồm những gì?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng, quyết định hỗ trợ trang phục, danh sách người lao động được hưởng, hóa đơn mua đồng phục, chứng từ thanh toán, biên bản cấp phát và danh sách ký nhận của người lao động.

Những sai sót nào khiến chi phí trang phục bị cơ quan thuế xuất toán?

Các sai sót thường gặp gồm: không có quy chế chi tiêu nội bộ, không có danh sách ký nhận, không có hóa đơn hợp pháp, thiếu chứng từ thanh toán hoặc thanh toán bằng tiền mặt đối với các khoản thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật thuế.

Tác giả: Trần Thường Các.